Organisaties vragen mij soms om een vlootschouw te doen op hun verzuimdossiers. Al dan niet aangevuld met een advies om re-integratiemogelijkheden optimaal te benutten. Ook een vestiging van een grote retailer kwam met deze vraag. Met daarbij de toevoeging: kun je ook advies geven over de rol die onze arbodienst vervult?
Gezien het belang van goede arbodienstverlening bij ziekteverzuim, had ik daar wel zin in.

 

Aan de slag

Ik kreeg toegang tot een dertigtal verzuimdossiers. Plannen van aanpak, terugkoppelingen van de bedrijfsarts, arbeidsdeskundige onderzoeken et cetera. Van elk dossier maakte ik een inventarisatie van de aanwezige stukken: was het dossier ‘poortwachterproof’? Waar lag een sanctierisico op de loer?
Ook de berichtgeving vanuit de arbodienst akkerde ik door. En dat was soms best schrikken! Geen wonder dat de interne casemanager vastliep in de begeleiding…

 

Tijd voor actie

Naast het afvinken van de noodzakelijke documenten in het dossier, bekeek ik ook met een warm-zakelijke bril de casuïstiek. Waar lagen vanuit Goed Werkgeverschap nog kansen en mogelijkheden tot re-integratie of herplaatsing? Maar ook: werden de regels gevolgd of was bijvoorbeeld een loonsanctie noodzakelijk om een dossier vlot te trekken?
De terugkoppelingen met adviezen van de arbodienst onderwierp ik natuurlijk aan een (extra) kritische blik. Een tweetal zaken viel op. De terugkoppelingen waren vaag. Geen duidelijkheid over beperkingen en mogelijkheden of een prognose. Daarnaast leek er niet of nauwelijks gewerkt te worden volgens bestaande richtlijnen of werkwijzers van bijvoorbeeld NVAB of STECR. En dat vond ik zorgelijk
.

 

Het resultaat

Toen ik begon had de interne casemanager een onderbuikgevoel, maar kon zij dit niet toelichten. Aan het einde van mijn opdracht bleek haar onderbuikgevoel een prima alarmbel te zijn. En met de input die ik haar gaf, wist zij waar ze op kon sturen in casuïstiek in het algemeen en richting de arbodienst in het bijzonder.
En de arbodienst? Die was niet onverdeeld blij met de kritische vragen die de casemanager nu begon te stellen. Maar dat ligt volgens mij vooral aan het antwoord op de vraag: ben je een arbodienst of een arbo-dienstverlener? Als dienstverlener ga je in gesprek met je klant om te kijken hoe je een goed en bruikbaar advies voor je klant opstelt. Helaas zie ik nog te vaak dat er alleen sprake is van een arbodienst. Die zijn ding doet en waar je als werkgever vooral niet te veel kritiek op mag hebben…
En daar ligt voor mijn klant de volgende uitdaging: het vinden van een arbo-dienstverlener die bruikbare adviezen geeft en meedenkt. Ook al is zo’n advies écht niet altijd het leukste advies, zolang het goed is onderbouwd en eenduidig is beschreven, kan de klant ermee aan de slag
!

 

“We zien door de verzuimbomen het bos niet meer!” Dat was ongeveer de boodschap waarmee dit bedrijf mij benaderde. Verzuimdossiers waren niet op orde, de cijfers torenhoog. Doordat de waan van de dag leidend was binnen de organisatie, kreeg verzuimbegeleiding niet de aandacht die het verdiende. Of ik wilde helpen opruimen, zodat men met een schone lei en een nieuw verzuimbeleid verder kon. Dat wilde ik zeker. Om snel meters te kunnen maken, pakte ik dit op met een collega.

 

Aan de slag

We startten met een inventarisatie van de dossiers. Waar lagen de risico’s? Hoe konden we de schadelast beperken? Per dossier bepaalden we de strategie en prioriteit.
We begonnen met het aanwijzen van een verantwoordelijk leidinggevende per dossier. Door de onregelmatige werktijden, waren meerdere leidinggevenden betrokken en dat gaf ruis op de lijn. Bovendien hadden zij nog slechts weinig vlieguren gemaakt als verzuimbegeleider. Daardoor waren ze geneigd mee te gaan met het medisch verhaal (“Ja maar, hij heeft een nekhernia!”).

 

Tijd voor actie

Dat ‘medisch begeleiden’, daar moesten we zo snel mogelijk vanaf. We coachten de leidinggevenden in hun gesprekken en vervolgacties. Ook boden we een alternatief aan voor het UWV-plan van aanpak. Een formulier met alleen werkgerichte vragen. Geef vervolgens de medewerker de kans om zijn eigen re-integratieplan op te stellen en – kort door de bocht – de eerste hobbel was genomen. De meeste thuiszitters gingen weer aan de slag. Bij medewerkers die nog niet konden starten, werden afspraken gemaakt over contactmomenten.

Leidinggevenden leerden hoe ze de bedrijfsarts optimaal konden inzetten. Zinvolle voorinformatie aanleveren, een goede vraag stellen of het plan van aanpak laten toetsen. Om hen op weg te helpen, stelden we een checklist op als handig hulpmiddel.

 

Het resultaat

We hebben ons doel bereikt: het verzuim is op orde! Voor elke verzuimer met arbeidsmogelijkheden was duidelijk wat zijn re-integratiedoel was en hoe hij dat zou bereiken. Verzuimperiodes werden afgesloten, loonsancties verkort. Geen medewerker zat meer maandenlang thuis zonder contact met zijn leidinggevende. Gelukkig maar!

De winst wordt misschien wel het mooist weergegeven door de leidinggevende die zei: “Wow, het werkt écht, dat nieuwe plan van aanpak! De medewerker heeft er vertrouwen in en het scheelt mij zóveel tijd!” Twee vliegen in één klap.

Door onze opruimactie is duidelijk geworden waar de schoen nu wringt. Er is nog volop werk te doen op processen, het activeren van (verzuimende) medewerkers, kennisvergroting en het optimaliseren van de inzet van bedrijfsarts en andere providers. Daar is men zich van bewust en zowel leidinggevenden als HR willen graag doorpakken. Aan de slag met een nieuwe verzuimvisie en alles wat daarbij hoort. Ready for take off!

WerkZeker Casemanagement-re-integratie

 

Een 50-jarige vrouw was 20 uur per week werkzaam als schoonmaakster bij een grote zorgorganisatie. Ze had al enige tijd fysieke klachten. Om uitval te voorkomen maakte ze afspraken met de werkgever over aangepast werk, maar nog voordat deze doorgevoerd konden worden viel ze uit. “Ik kan niet meer!” gaf ze aan.

 

Aan de slag

Op verzoek van de werkgever pakte ik deze casus op. Mevrouw had diverse fysieke en mentale klachten en ondanks haar motivatie om te werken strandde elke re-integratiepoging. Na een analyse van de situatie, een overleg met de bedrijfsarts en een keukentafelgesprek met mevrouw stelde ik een plan van aanpak op. Mevrouw wilde graag beter worden en weer aan het werk. Haar werkgever wilde graag meer duidelijkheid. Kan ze nog werken? Hoe lang moet vervanging geregeld worden? Welke acties worden van hem verwacht en welke kosten komen daarbij kijken?

 

Tijd voor actie

Ik sprak met de bedrijfsarts over mogelijkheden om de inzetbaarheid van mevrouw te vergroten. En ik sprak met mevrouw en haar partner over haar rechten en plichten bij verzuim en haar persoonlijke financiële perspectief. Een emotioneel maar verhelderend gesprek. Met deze informatie ‘op zak’ ondersteunde ik mevrouw en haar werkgever bij het opstellen van een gezamenlijk plan van aanpak. Hierin was niet alleen ruimte voor de ‘Poortwachter-verplichtingen’ – zo startte mevrouw, op kosten van de werkgever, met een interventie om beter met haar klachten om te leren gaan. Met het uitgewerkte plan van aanpak wisten alle partijen waar ze aan toe waren en welke organisatorische en financiële afwegingen ze moesten maken.

 

Het resultaat

Het lukte mevrouw ondanks haar inspanningen niet de inzetbaarheid te vergroten. Ze had wel geleerd haar situatie te accepteren. Samen met de werkgever heb ik gezocht naar mogelijkheden voor stapsgewijze opbouw van werk en er is een jobcoach ingeschakeld. Helaas lukte het uiteindelijk niet passend werk te vinden voor mevrouw. Dat klinkt niet positief. Maar dankzij alle geleverde inspanningen was duidelijk dat de belastbaarheid van mevrouw een duurzaam karakter had, waardoor zij in aanmerking kwam voor een IVA-uitkering. Voor mevrouw én de werkgever was dit financieel gezien de gunstigste uitkomst.