“We zien door de verzuimbomen het bos niet meer!” Dat was ongeveer de boodschap waarmee dit bedrijf mij benaderde. Verzuimdossiers waren niet op orde, de cijfers torenhoog. Doordat de waan van de dag leidend was binnen de organisatie, kreeg verzuimbegeleiding niet de aandacht die het verdiende. Of ik wilde helpen opruimen, zodat men met een schone lei en een nieuw verzuimbeleid verder kon. Dat wilde ik zeker. Om snel meters te kunnen maken, pakte ik dit op met een collega.

 

Aan de slag

We startten met een inventarisatie van de dossiers. Waar lagen de risico’s? Hoe konden we de schadelast beperken? Per dossier bepaalden we de strategie en prioriteit.
We begonnen met het aanwijzen van een verantwoordelijk leidinggevende per dossier. Door de onregelmatige werktijden, waren meerdere leidinggevenden betrokken en dat gaf ruis op de lijn. Bovendien hadden zij nog slechts weinig vlieguren gemaakt als verzuimbegeleider. Daardoor waren ze geneigd mee te gaan met het medisch verhaal (“Ja maar, hij heeft een nekhernia!”).

 

Tijd voor actie

Dat ‘medisch begeleiden’, daar moesten we zo snel mogelijk vanaf. We coachten de leidinggevenden in hun gesprekken en vervolgacties. Ook boden we een alternatief aan voor het UWV-plan van aanpak. Een formulier met alleen werkgerichte vragen. Geef vervolgens de medewerker de kans om zijn eigen re-integratieplan op te stellen en – kort door de bocht – de eerste hobbel was genomen. De meeste thuiszitters gingen weer aan de slag. Bij medewerkers die nog niet konden starten, werden afspraken gemaakt over contactmomenten.

Leidinggevenden leerden hoe ze de bedrijfsarts optimaal konden inzetten. Zinvolle voorinformatie aanleveren, een goede vraag stellen of het plan van aanpak laten toetsen. Om hen op weg te helpen, stelden we een checklist op als handig hulpmiddel.

 

Het resultaat

We hebben ons doel bereikt: het verzuim is op orde! Voor elke verzuimer met arbeidsmogelijkheden was duidelijk wat zijn re-integratiedoel was en hoe hij dat zou bereiken. Verzuimperiodes werden afgesloten, loonsancties verkort. Geen medewerker zat meer maandenlang thuis zonder contact met zijn leidinggevende. Gelukkig maar!

De winst wordt misschien wel het mooist weergegeven door de leidinggevende die zei: “Wow, het werkt écht, dat nieuwe plan van aanpak! De medewerker heeft er vertrouwen in en het scheelt mij zóveel tijd!” Twee vliegen in één klap.

Door onze opruimactie is duidelijk geworden waar de schoen nu wringt. Er is nog volop werk te doen op processen, het activeren van (verzuimende) medewerkers, kennisvergroting en het optimaliseren van de inzet van bedrijfsarts en andere providers. Daar is men zich van bewust en zowel leidinggevenden als HR willen graag doorpakken. Aan de slag met een nieuwe verzuimvisie en alles wat daarbij hoort. Ready for take off!

WerkZeker Verzuimreductie

 

Een bedrijf met zo’n 300 medewerkers benaderde mij. Ze hadden altijd een verzuimpercentage van 3-4% gehad. Maar de laatste jaren was dat gestegen naar 7, bijna 8%. Het tij moest keren! Of ik daarbij kon helpen.

 

Aan de slag

Ik bekeek de verzuimcijfers en -dossiers, sprak met stakeholders en maakte een analyse. Inderdaad: het langdurig verzuim was flink toegenomen. Maar niet alleen dat, ook de verzuimfrequentie lag flink hoger. Hoe dat kwam, dat wisten ze eigenlijk niet. Was het personeel minder gemotiveerd? Lag het aan de leeftijd, of was het werk te zwaar? Kwam het door de manier van leidinggeven? Wat wél duidelijk werd was dat werknemers en leidinggevenden niet blij waren met de huidige bedrijfscultuur. Dat kon anders.

 

Tijd voor actie

De eerste stap was het formuleren van een duidelijke, breed gedragen visie op verzuim. Die werd uitgewerkt in een concreet verzuimbeleid en gecommuniceerd naar alle medewerkers. Daarna heb ik, samen met een collega, alle leidinggevenden getraind in hun kennis en aanpak rondom verzuim. Zakelijk waar het moet, warm waar het kan. Nu wist iedereen wat er van ze verwacht werd vóór, tijdens en na een verzuimmelding. Als laatste stelden we met de directie heldere doelstellingen op. Cijfermatig en inhoudelijk. Liep een bedrijfsonderdeel uit de pas? Dan stuurden we meteen bij. Via de leidinggevende, door voorlichting en door casemanagement.

 

Het resultaat

Medewerkers geven aan dat zij meer regie hebben over hun re-integratie. Ze voelen de veiligheid om te komen werken ook als ze nog niet helemaal fit zijn. Leidinggevenden geven ondertussen aan dat zij betere begeleiding kunnen bieden. En door de regie meer bij medewerkers te leggen, hoeven zij niet meer ‘te trekken’ aan het verzuim. Door tijdig in gesprek te gaan, en te zoeken naar aangepast werk of andere oplossingen, kunnen ze zelfs verzuimmeldingen voorkomen. En dat alles heeft resultaat: het verzuimcijfer is weer dalende. Met een jaarlijkse opfristraining over de verzuimvisie, -beleid en wederzijdse verwachtingen hoopt het bedrijf deze positieve trend voort te zetten.

 

WerkZeker Casemanagement-re-integratie

 

Een 50-jarige vrouw was 20 uur per week werkzaam als schoonmaakster bij een grote zorgorganisatie. Ze had al enige tijd fysieke klachten. Om uitval te voorkomen maakte ze afspraken met de werkgever over aangepast werk, maar nog voordat deze doorgevoerd konden worden viel ze uit. “Ik kan niet meer!” gaf ze aan.

 

Aan de slag

Op verzoek van de werkgever pakte ik deze casus op. Mevrouw had diverse fysieke en mentale klachten en ondanks haar motivatie om te werken strandde elke re-integratiepoging. Na een analyse van de situatie, een overleg met de bedrijfsarts en een keukentafelgesprek met mevrouw stelde ik een plan van aanpak op. Mevrouw wilde graag beter worden en weer aan het werk. Haar werkgever wilde graag meer duidelijkheid. Kan ze nog werken? Hoe lang moet vervanging geregeld worden? Welke acties worden van hem verwacht en welke kosten komen daarbij kijken?

 

Tijd voor actie

Ik sprak met de bedrijfsarts over mogelijkheden om de inzetbaarheid van mevrouw te vergroten. En ik sprak met mevrouw en haar partner over haar rechten en plichten bij verzuim en haar persoonlijke financiële perspectief. Een emotioneel maar verhelderend gesprek. Met deze informatie ‘op zak’ ondersteunde ik mevrouw en haar werkgever bij het opstellen van een gezamenlijk plan van aanpak. Hierin was niet alleen ruimte voor de ‘Poortwachter-verplichtingen’ – zo startte mevrouw, op kosten van de werkgever, met een interventie om beter met haar klachten om te leren gaan. Met het uitgewerkte plan van aanpak wisten alle partijen waar ze aan toe waren en welke organisatorische en financiële afwegingen ze moesten maken.

 

Het resultaat

Het lukte mevrouw ondanks haar inspanningen niet de inzetbaarheid te vergroten. Ze had wel geleerd haar situatie te accepteren. Samen met de werkgever heb ik gezocht naar mogelijkheden voor stapsgewijze opbouw van werk en er is een jobcoach ingeschakeld. Helaas lukte het uiteindelijk niet passend werk te vinden voor mevrouw. Dat klinkt niet positief. Maar dankzij alle geleverde inspanningen was duidelijk dat de belastbaarheid van mevrouw een duurzaam karakter had, waardoor zij in aanmerking kwam voor een IVA-uitkering. Voor mevrouw én de werkgever was dit financieel gezien de gunstigste uitkomst.