Schoon schip: verzuimdossiers weer op orde

 

“We zien door de verzuimbomen het bos niet meer!” Dat was ongeveer de boodschap waarmee dit bedrijf mij benaderde. Verzuimdossiers waren niet op orde, de cijfers torenhoog. Doordat de waan van de dag leidend was binnen de organisatie, kreeg verzuimbegeleiding niet de aandacht die het verdiende. Of ik wilde helpen opruimen, zodat men met een schone lei en een nieuw verzuimbeleid verder kon. Dat wilde ik zeker. Om snel meters te kunnen maken, pakte ik dit op met een collega.

 

Aan de slag

We startten met een inventarisatie van de dossiers. Waar lagen de risico’s? Hoe konden we de schadelast beperken? Per dossier bepaalden we de strategie en prioriteit.
We begonnen met het aanwijzen van een verantwoordelijk leidinggevende per dossier. Door de onregelmatige werktijden, waren meerdere leidinggevenden betrokken en dat gaf ruis op de lijn. Bovendien hadden zij nog slechts weinig vlieguren gemaakt als verzuimbegeleider. Daardoor waren ze geneigd mee te gaan met het medisch verhaal (“Ja maar, hij heeft een nekhernia!”).

 

Tijd voor actie

Dat ‘medisch begeleiden’, daar moesten we zo snel mogelijk vanaf. We coachten de leidinggevenden in hun gesprekken en vervolgacties. Ook boden we een alternatief aan voor het UWV-plan van aanpak. Een formulier met alleen werkgerichte vragen. Geef vervolgens de medewerker de kans om zijn eigen re-integratieplan op te stellen en – kort door de bocht – de eerste hobbel was genomen. De meeste thuiszitters gingen weer aan de slag. Bij medewerkers die nog niet konden starten, werden afspraken gemaakt over contactmomenten.

Leidinggevenden leerden hoe ze de bedrijfsarts optimaal konden inzetten. Zinvolle voorinformatie aanleveren, een goede vraag stellen of het plan van aanpak laten toetsen. Om hen op weg te helpen, stelden we een checklist op als handig hulpmiddel.

 

Het resultaat

We hebben ons doel bereikt: het verzuim is op orde! Voor elke verzuimer met arbeidsmogelijkheden was duidelijk wat zijn re-integratiedoel was en hoe hij dat zou bereiken. Verzuimperiodes werden afgesloten, loonsancties verkort. Geen medewerker zat meer maandenlang thuis zonder contact met zijn leidinggevende. Gelukkig maar!

De winst wordt misschien wel het mooist weergegeven door de leidinggevende die zei: “Wow, het werkt écht, dat nieuwe plan van aanpak! De medewerker heeft er vertrouwen in en het scheelt mij zóveel tijd!” Twee vliegen in één klap.

Door onze opruimactie is duidelijk geworden waar de schoen nu wringt. Er is nog volop werk te doen op processen, het activeren van (verzuimende) medewerkers, kennisvergroting en het optimaliseren van de inzet van bedrijfsarts en andere providers. Daar is men zich van bewust en zowel leidinggevenden als HR willen graag doorpakken. Aan de slag met een nieuwe verzuimvisie en alles wat daarbij hoort. Ready for take off!